Wer darf die Hausverwaltung übernehmen?

Grundsätzlich darf jeder die Hausverwaltung übernehmen, weil es kaum gesetzliche Voraussetzungen für die Berufsausübung als Hausverwalter gibt. Es darf jeder die Hausverwaltung übernehmen, der über eine Gewerbeerlaubnis und eine Haftpflichtversicherung als Verwalter verfügt.

Neben der Gewerbeerlaubnis und einer Haftpflichtversicherung sind eine Berufsausbildung zum Immobilienkaufmann, regelmäßige Weiterbildungen und Organisationstalent wichtige Voraussetzungen für die Tätigkeit als Hausverwalter.

Generell ist es möglich, für die Hausverwaltung einen externen Verwalter zu bestellen oder die Immobilienverwaltung selbst zu übernehmen. Wohnungseigentümergemeinschaften ab einer bestimmten Größe brauchen unbedingt einen zertifizierten Verwalter. 

Wir von hausverwaltung-hamburg.com sind eine zertifizierte Hausverwaltung mit großer Expertise. Im Folgenden erklären wir die Voraussetzungen, die für eine Tätigkeit als Hausverwalter notwendig sind.

Voraussetzungen für die Tätigkeit als Hausverwalter

Die wichtigsten Voraussetzungen für die Tätigkeit als Hausverwalter sind eine Gewerbeerlaubnis gemäß § 34c GewO, eine Haftpflichtversicherung und eine Berufsausbildung zum Immobilienkaufmann. Die Teilnahme an Weiterbildungen ist für Hausverwaltungen verpflichtend. 

Organisationstalent, ein gutes rechtliches Verständnis, eine klare Kommunikation und ein großes Interesse an Immobilien sind essentielle Voraussetzungen, um als Hausverwalter tätig zu sein und dabei gute, zuverlässige Arbeit zu verrichten. 

Insgesamt gibt es nur sehr wenige gesetzliche Voraussetzungen für die Tätigkeit als Hausverwaltung. Grundsätzlich ist jeder in der Lage, als Verwalter tätig zu sein, der eine Gewerbeerlaubnis und eine Haftpflichtversicherung vorzuweisen hat. 

In der folgenden Liste sind die wesentlichen Voraussetzungen für die Tätigkeit als Hausverwalter zusammengefasst.

• Gewerbeerlaubnis gemäß § 34c GewO: Die Gewerbeerlaubnis gemäß § 34c GewO ist eine gesetzliche Voraussetzung für die Tätigkeit als Hausverwalter und ist zwingend erforderlich. Eine Gewerbeerlaubnis lässt sich bei der IHK oder beim zuständigen Ordnungsamt beantragen. Voraussetzung für die Erteilung der Gewerbeerlaubnis sind geordnete Vermögensverhältnisse (z. B. keine übermäßigen Schulden), keine Vorstrafen sowie eine adäquate Haftpflichtversicherung.
• Haftpflichtversicherung: Eine wichtige gesetzliche Voraussetzung für die Tätigkeit als Hausverwaltung ist das Vorhandensein einer Haftpflichtversicherung in Höhe von mindestens 500.000 Euro. Eine gute Immobilienverwaltung lässt sich für mehr als 500.000 Euro versichern. Die Haftpflichtversicherung ist wichtig, damit Schäden abgedeckt sind, die durch Fehler des Verwalters entstehen können.
• Berufsausbildung als Immobilienkaufmann: Eine wichtige Voraussetzung für die Tätigkeit als Hausverwalter ist eine Berufsausbildung als Immobilienkaufmann oder eine ähnliche Qualifikation. Die Berufsausbildung zum Immobilienkaufmann und ähnliche Qualifikationen sind nicht zwingend erforderlich, aber sehr empfehlenswert, um die Immobilienverwaltung kompetent zu betreiben. Ähnliche Qualifikationen zur Ausbildung als Immobilienkaufmann sind zum Beispiel eine Ausbildung zum Dipl. Kaufmann sowie Studienabschlüsse in den Bereichen Immobilienwirtschaft und Immobilienmanagement.
• Teilnahme an Weiterbildungen: Das Gesetz schreibt vor, dass Hausverwaltungen mindestens 20 Stunden Weiterbildung innerhalb von 3 Jahren absolvieren müssen. Ziel der Richtlinie zur Teilnahme an Weiterbildungen ist, dafür zu sorgen, dass Hausverwaltungen auf dem neuesten Kenntnisstand bleiben. Idealerweise absolvieren Hausverwalter freiwillig mehr als die vorgeschriebenen 20 Stunden Fortbildung in 3 Jahren.
• Organisationstalent: Organisationstalent ist eine wesentliche Voraussetzung für die Tätigkeit als Hausverwaltung, weil man als Verwalter nicht umhin kommt, über viele Dinge gleichzeitig den Überblick zu bewahren. Immobilienverwaltungen erfüllen komplexe Aufgaben wie die Kommunikation mit Mietern, die Erstellung von Nebenkostenabrechnungen und die Dienstleisterkoordination. Die Aufgaben einer Hausverwaltung sind vielfältig und erfordern daher großes Organisationsgeschick.
• Rechtliches Verständnis: Hausverwalter brauchen ein umfassendes rechtliches Verständnis, um in der Lage zu sein, ihre Arbeit innerhalb der gesetzlichen Rahmenbedingungen zu erbringen. Die Immobilienverwaltung muss sich beispielsweise mit den rechtlichen Vorgaben zu Themen wie Mietrecht, Datenschutz und Wohnungseigentum auskennen. Zum Mietrecht gehören für die Hausverwaltung zum Beispiel die Einhaltung von Kündigungsfristen und die Vorgabe, Wohnungen nur nach Absprache mit den betreffenden Mietern zu betreten.
• Klare Kommunikation: Klare Kommunikation ist eine bedeutende Voraussetzung für den Hausverwalter, da er in ständigem Austausch mit unterschiedlichen Parteien wie Eigentümern, Mietern, Dienstleistern und Behörden steht. Gerade bei der Vermittlung zwischen Eigentümer und Mieter ist von der Hausverwaltung große Kommunikationsstärke gefragt, um Missverständnisse und Konflikte zu vermeiden. Dienstleister müssen von der Immobilienverwaltung mit klaren Ansagen angeleitet werden, damit sie ihre Arbeit (z. B. Reparaturen oder Reinigungen) effektiv verrichten.
• Interesse an Immobilien: Ein Interesse an Immobilien ist elementar, um als Hausverwalter tätig zu sein. Als Immobilienverwaltung hat man jeden Tag rund um die Uhr mit Immobilien zu tun. Von einer Hausverwaltung sind Einsatz, Leidenschaft und Zuverlässigkeit gefragt. Ohne ein grundlegendes Interesse an Immobilien lassen sich die komplexen Aufgaben eines Hausverwalters kaum bewältigen.
• Freude daran, mit Menschen zu arbeiten: Eine nicht zu vernachlässigende Voraussetzung für die Tätigkeit als Hausverwalter ist die Freude daran, mit Menschen zusammenzuarbeiten. Egal ob Mieter, Eigentümer oder Dienstleister – als Immobilienverwaltung hat man jeden Tag mit den unterschiedlichsten Menschen zu tun. Für Hausverwalter ist es essentiell, allen Menschen gegenüber offen und respektvoll gegenüberzutreten. Wer sich vor menschlichem Kontakt scheut, ist in einem anderen Beruf besser aufgehoben.
• Mitgliedschaft in einem Fachverband: Die Mitgliedschaft in einem Fachverband ist insofern eine Voraussetzung für einen Hausverwalter, als sie Kompetenz und Engagement signalisiert. Die meisten guten Hausverwaltungen sind Mitglied in einem Fachverband wie dem Bundesfachverband der Immobilienverwalter e.V. (BVI), dem Dachverband Deutscher Immobilienverwalter (DDIV) oder dem Immobilienverband Deutschland (IVD).
• Bestandene Prüfung für Zertifizierung: Ein zertifizierter Hausverwalter muss als Voraussetzung eine Prüfung vor der IHK bestanden haben. Die bestandene Prüfung vor der IHK belegt, dass der Verwalter über umfassende Hausverwaltungskenntnisse verfügt. Zertifizierte Hausverwaltungen gelten als besonders fachkompetent und zuverlässig. Der Status als zertifizierte Immobilienverwaltung ist vor allem dann Voraussetzung, wenn man für Wohnungseigentümergemeinschaften (WEGs) arbeiten will, denn WEGs ab einer bestimmten Größe brauchen zwingend einen zertifizierten Hausverwalter.
• Professionelle Organisation: Eine professionelle Organisation ist eine wesentliche Voraussetzung für die Tätigkeit als Hausverwalter, weil die Immobilienverwaltung nur so effizient funktioniert. Zu einer professionellen Organisation zählen bei einer Hausverwaltung zum Beispiel eine gute Erreichbarkeit, eine Vertretung im Krankheitsfall und ansprechende Büroräume, in denen Meetings stattfinden können.
• Partnerschaften: Eine wichtige Voraussetzung für die Tätigkeit als Hausverwaltung sind Partnerschaften, durch die die Hausverwaltungsarbeit effizienter wird. Immobilienverwaltungen sollten zum Beispiel bestehende Partnerschaften mit Dienstleistungsunternehmen wie Handwerkern und Reinigungsdiensten haben. Bei Bedarf ist der Hausverwalter in der Lage, seine Partner umgehend zu benachrichtigen und ihre Dienste zu einem günstigen Preis in Anspruch zu nehmen. Bei einer Hausverwaltung ohne Partnerschaften entstehen potentiell Verzögerungen, wenn beispielsweise Handwerkerarbeiten durchgeführt werden müssen.

Wer sollte die Hausverwaltung übernehmen?

Eine professionelle Hausverwaltung mit großer Expertise und Erfahrung oder die Eigentümer selbst sollten die Hausverwaltung übernehmen. Ob man sich für eine externe Hausverwaltung oder für die Selbstverwaltung entscheidet, hängt von den persönlichen Rahmenbedingungen und Bedürfnissen ab.

Wenn man die Verwaltung der Immobilie nicht selbst übernehmen will, sollte man sorgfältig eine kompetente externe Hausverwaltung auswählen, die ein umfassendes Leistungsspektrum anbietet. Zu den wesentlichen Pflichten und Aufgaben einer Immobilienverwaltung zählen zum Beispiel die Einberufung von Eigentümerversammlungen, die Erstellung von Jahresabrechnungen und das Mietermanagement. 

Am besten wählt man eine Hausverwaltung, die über große Expertise, langjährige Kundenbeziehungen und aussagekräftige Referenzen verfügt. Man sollte sich mehrere Angebote von Hausverwaltungen einholen und miteinander vergleichen. Bei einer WEG ist es notwendig, Angebote von mindestens 3 unterschiedlichen Immobilienverwaltungen einzuholen. 

WEGs aber einer bestimmten Größe (9 Wohneinheiten oder mehr) brauchen zwingend einen zertifizierten Hausverwalter. Für die WEG ist es möglich, eine zertifizierte externe Hausverwaltung zu bestellen oder einen zertifizierten Verwalter aus den eigenen Reihen zu wählen. Die Zertifizierung stellt sicher, dass der Verwalter qualifiziert ist.

Kleinere WEGs haben die Option, die Hausverwaltung selbst zu übernehmen. Gemeinsam erfüllen die Mitglieder der Eigentümergemeinschaft alle bei der Verwaltung der Immobilie anfallenden Aufgaben. Die Selbstverwaltung erfordert ein hohes Maß an Einsatzbereitschaft aller WEG-Mitglieder.

Als alleiniger Eigentümer hat man stets die freie Wahl, die Hausverwaltung entweder selbst zu übernehmen oder einen professionellen Verwalter einzustellen. Als alleiniger Eigentümer sollte man sich im Klaren darüber sein, dass die Verwaltung einer Immobilie mit immensem Zeitaufwand verbunden ist und weitreichende Verwaltungskenntnisse erfordert. Als Laie ist man meist besser beraten, eine professionelle Hausverwaltung einzustellen.

Erlaubnispflicht für WEG Verwalter

Für WEG Verwalter gilt eine Erlaubnispflicht in Form der Gewerbeerlaubnis gemäß § 34c GewO. Für den Erhalt der Gewerbeerlaubnis sind geordnete Vermögensverhältnisse notwendig und es dürfen keine Straftaten innerhalb der letzten 5 Jahre vorliegen.

Die Gewerbeerlaubnis gemäß § 34c GewO ist notwendig für WEG Verwalter, weil der Gesetzgeber davon ausgeht, dass Hausverwaltungen ein besonderes Vertrauen benötigen, um ihre Arbeit zu verrichten. Das besondere Vertrauen ist aus Sicht des Gesetzgebers notwendig, weil es bei einer WEG Verwaltung um sensible Themen wie Immobilien, Finanzen und Rechtsfragen geht. Die erhaltene Gewerbeerlaubnis signalisiert die Zuverlässigkeit des WEG-Verwalters.

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