Der Verwaltungsbeirat, die WEG, einzelne Eigentümer, die Eigentümerversammlung und externe Stellen kontrollieren die Hausverwaltung. Es liegt im Interesse jedes einzelnen Wohnungseigentümers, die Hausverwaltung regelmäßig zu kontrollieren, um sicherzustellen, dass sie korrekt und im Sinne der WEG arbeitet.
Wichtige Aspekte der Hausverwaltung, die man kontrollieren sollte, sind zum Beispiel die Finanzen und der Wirtschaftsplan. Wenn bei der Kontrolle der Hausverwaltung Probleme auffallen, besteht die Option, Rücksprache mit der Verwaltung zu halten und das Problem auf der Eigentümerversammlung zu diskutieren. Bei besonders schweren Problemen ist es möglich, die Hausverwaltung zu wechseln.
Wir von NOVITA / hausverwaltung-hamburg.com sind eine zuverlässige Hausverwaltung und “zertifizierter Verwalter”, die sich gerne kontrollieren lässt, damit die Eigentümer wissen, dass sie in guten Händen sind.
Im Folgenden erklären wir die 5 wichtigsten Instanzen, die die Hausverwaltung kontrollieren.
Der Verwaltungsbeirat kontrolliert die Hausverwaltung, indem er als zentrales Kontrollorgan operiert. Die Kontrolle der Hausverwaltung durch den Verwaltungsbeirat ist in § 29 Abs. 2 des Wohnungseigentumsgesetzes festgehalten.
Das Wohnungseigentumsgesetz legt fest, dass der Verwaltungsbeirat mindestens den von der Hausverwaltung erstellten Wirtschaftsplan und die Jahresabrechnung kontrolliert. Neben der Kontrolle des Wirtschaftsplans und der Jahresabrechnung hat der Verwaltungsbeirat bei der WEG-Verwaltung das Recht, unter anderem die Umsetzung von Beschlüssen sowie Zahlungsverläufe und Kontostände zu kontrollieren.
Der Verwaltungsbeirat ist ein Gremium, das aus einem oder mehreren Mitgliedern der Eigentümergemeinschaft besteht. Bei einem Verwaltungsbeirat mit mehreren Mitgliedern muss es einen Vorsitzenden und einen Stellvertreter geben. Die Funktion des Verwaltungsbeirats ist es, die Position der Eigentümergemeinschaft zu stärken und sicherzustellen, dass die Hausverwaltung im Sinne der Eigentümergemeinschaft operiert.
Die WEG (Wohnungseigentümergemeinschaft) ist eine wichtige Instanz zur Kontrolle der Hausverwaltung, weil die WEG der Auftraggeber ist. Als Auftraggeber ist es der WEG unter anderem möglich, Verwaltungsunterlagen einzusehen, Abrechnungen und Wirtschaftspläne zu prüfen und die Hausverwaltung bei Bedarf abzusetzen.
Die Absetzung der Hausverwaltung ist seit der WEG-Reform 2020 jederzeit mit und ohne triftigem Grund möglich. Nur bei einem triftigem Grund wie groben Pflichtverletzungen ist die Absetzung der Hausverwaltung ohne Kündigungsfrist möglich. Die Absetzung der WEG-Verwaltung wird auf der Eigentümerversammlung per Beschluss festgelegt.
Einzelne Eigentümer kontrollieren die Hausverwaltung, indem sie Verwaltungsunterlagen wie Abrechnungen, Kontostände und Protokolle anfordern. Dass jeder Eigentümer das Recht hat, Verwaltungsunterlagen anzufordern, geht aus § 18, Abs. 4 des Wohnungseigentumsgesetzes hervor.
Einzelne Eigentümer dürfen die Hausverwaltung kontrollieren, weil sie das Recht auf eine ordnungsgemäße Verwaltung haben. Neben der Anforderung von Verwaltungsunterlagen ist es einzelnen Eigentümern möglich, die WEG-Verwaltung zu kontrollieren, indem sie die Vergabe von Aufträgen an Dienstleister prüfen. Gegebenenfalls sind einzelne Eigentümer in der Lage, von der Hausverwaltung einen Vergleich mit anderen Dienstleistern einzufordern.
Die Eigentümerversammlung kontrolliert die Hausverwaltung, indem sie als maßgebliches Kontrollorgan agiert. Die Eigentümerversammlung hat zum Beispiel die Macht, Entscheidungen und Maßnahmen der Hausverwaltung per Beschluss rückgängig zu machen.
Die Eigentümerversammlung ist in der Lage, von der Hausverwaltung erstellte Jahresabrechnungen und Wirtschaftspläne zu prüfen und abzuweisen oder Änderungen zu verlangen, wenn sie ihr nicht adäquat erscheinen.
Bei großer Unzufriedenheit mit der Hausverwaltung ist es der Eigentümerversammlung möglich, die Verwaltung per Beschluss abzusetzen. Die Absetzung der WEG-Verwaltung ist grundsätzlich mit einer Kündigungsfrist von 6 Monaten möglich. Bei groben Fehlern und schwerwiegendem Fehlverhalten der Hausverwaltung kann die Eigentümerversammlung den Verwalter fristlos absetzen.
Eine besonders effektive Methode der Eigentümerversammlung zur Kontrolle der Hausverwaltung ist die Prüfung durch externe Stellen wie Gerichte und Dienstleister.
Externe Stellen, die in der Lage sind, die Hausverwaltung zu kontrollieren, sind zum Beispiel Gerichte, Rechtsanwälte und Steuerberater. Gerichte sind eine besonders effektive externe Stelle, von der man die Hausverwaltung kontrollieren lassen kann, weil es dort möglich ist, auf Schadensersatz zu klagen.
Die gerichtliche Prüfung von beispielsweise Abrechnungen ist eine sehr effektive Methode, um die Hausverwaltung zu kontrollieren. Rechtsanwälte sind in der Lage, die Ordnungsmäßigkeit der Hausverwaltung zu kontrollieren. Der Rechtsanwalt bewertet mögliche Pflichtverletzungen der WEG-Verwaltung, prüft bestehende Verträge und bereitet bei Bedarf eine Klage gegen die Verwaltung vor.
Steuerberater kontrollieren steuerliche Aspekte der Hausverwaltung, zum Beispiel bei Rücklagen und steuerlichen Risiken von Verträgen.
Eine besonders wichtige externe Stelle zur Kontrolle der Hausverwaltung sind Sachverständige für Instandhaltungs- und Sanierungsmaßnahmen. Vielen Eigentümern fehlt die notwendige Expertise, um die Sinnhaftigkeit und Effektivität von Instandhaltungs- und Sanierungsmaßnahmen fachgerecht zu bewerten, sodass es angebracht ist, einen technischen Sachverständigen zu engagieren.
Ein technischer Sachverständiger begutachtet die von der WEG-Verwaltung geplanten Modernisierungsmaßnahmen und schätzt für die Eigentümer ein, wie sinnvoll und effizient sie sind. Neben der Begutachtung von geplanten Modernisierungsmaßnahmen ist ein technischer Sachverständiger außerdem in der Lage, Dienstleisterverträge zu bewerten und zu überprüfen, ob Leistungen sachgerecht erbracht wurden.
Die wichtigsten Aspekte der Hausverwaltung, die kontrolliert werden sollten, sind die Finanzen, der Wirtschaftsplan und die Umsetzung von Beschlüssen. Man sollte bei der Hausverwaltung unter anderem die geplanten Instandhaltungs- und Sanierungsmaßnahmen, die Dienstleisterkoordination und die Transparenz kontrollieren.
Für die Kontrolle der Hausverwaltung hat man als Eigentümer die Möglichkeit, Einsicht in alle Verwaltungsunterlagen zu verlangen.
Die folgende Liste fasst die wesentlichen Aspekte der Hausverwaltung zusammen, die man kontrollieren sollte.
Wenn bei der Kontrolle der Hausverwaltung Probleme auffallen, sollte man schriftlich eine Frist setzen und auf Rückmeldung bestehen. Gegebenenfalls besteht für die Eigentümerversammlung die Möglichkeit, einen Beschluss herbeizuführen, der die Verwaltung dazu zwingt, angemessen auf Anfragen zu reagieren.
Grundsätzlich sollte man Probleme bei der Hausverwaltung zunächst sauber dokumentieren und mit der Verwaltung besprechen. Durch klare Kommunikation ist es möglich, der Hausverwaltung gegenüber konkrete Erwartungen und Fristen zu nennen.
Für die Eigentümer besteht die Option, den Sachverhalt auf die Tagesordnung der Eigentümerversammlung zu setzen. Auf der Eigentümerversammlung beschließt man zum Beispiel, dass das Problem mit der Hausverwaltung von einer externen Stelle begutachtet wird. Ein sachverständiger Experte kann zum Beispiel nachrechnen, ob die letzte Jahresabrechnung korrekt war und wenn nicht, wie schwerwiegend der Fehler war.
Bei wiederholten und anhaltenden Problemen steht es der Eigentümerversammlung frei, die Hausverwaltung abzusetzen. Bei besonders schwerwiegenden Problemen wie der Veruntreuung von Geldern ist die fristlose Kündigung der WEG-Verwaltung möglich. Bei der Absetzung des Verwalters ist es für die WEG naheliegend, zu einer neuen Hausverwaltung zu wechseln.
Wenn Sie Probleme mit Ihrer aktuellen Hausverwaltung haben und gerne wechseln möchten, finden Sie bei NOVITA / hausverwaltung-hamburg.com einen zuverlässigen Partner. Wir sind eine professionelle Hausverwaltung, die transparent arbeitet und sich für den Erfolg der WEG einsetzt. Für die Prüfung der Hausverwaltung kommen wir unseren Kunden gerne entgegen und händigen alle Unterlagen aus, die für eine Prüfung unserer Arbeit benötigt werden.