Es gilt eine Pflicht zur Zertifizierung als Hausverwaltung, damit eine ausreichende Qualifikation des WEG-Verwalters sichergestellt ist. Die Zertifizierung ist für Hausverwaltungen Pflicht, weil die Anforderungen an die Tätigkeit als sehr hoch und vielseitig gelten.
Die Pflicht zur Zertifizierung als Hausverwaltung gilt seit Ende 2023. Die Zertifizierung ist für den WEG-Verwalter und für alle Mitarbeitenden verpflichtend, die unmittelbar mit den Aufgaben der Hausverwaltung betraut sind. Zu den Risiken einer Hausverwaltung ohne Zertifizierung zählt unter anderem die erhöhte Wahrscheinlichkeit von Fehlern.
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Wir erklären im Folgenden im Detail, warum eine Zertifizierung für Hausverwaltungen Pflicht ist.
Ja, eine Zertifizierung für Hausverwaltungen ist Pflicht. Die Bestellung eines zertifizierten Verwalters gehört für Wohnungseigentümergemeinschaften laut § 19 WEG zur ordnungsgemäßen Verwaltung des Gemeinschaftseigentums.
Die Zertifizierung für Hausverwaltungen ist nicht Pflicht, wenn es sich um eine Eigentümergemeinschaft mit weniger als 9 Wohnungseigentumsrechten handelt, bei der ein Wohnungseigentümer zum Verwalter ernannt wurde und weniger als ein Drittel der Wohnungseigentümer für die Bestellung eines zertifizierten Verwalters stimmt. Das geht aus § 19 Absatz 2, Nr. 6 WEG hervor.
Die Pflicht zur Zertifizierung erfüllen Hausverwalter, indem sie eine Prüfung bei der IHK ablegen. Durch die Prüfung weisen WEG-Verwalter nach, dass sie über die notwendigen Kenntnisse verfügen, um ihre Tätigkeit kompetent und rechtskonform auszuüben. Die Prüfung zur Zertifizierung des Hausverwalters besteht aus einem 90-minütigen schriftlichen Teil und einem mindestens 15-minütigen mündlichen Teil.
Von der Prüfung ausgenommen sind Personen, die bereits über eine Qualifizierung verfügen, die der Zertifizierung als Hausverwaltung gleichgestellt ist. Zertifizierten Hausverwaltern gleichgestellt sind unter anderem Volljuristen, Immobilienkaufleute, geprüfte Immobilienfachwirte und Hochschulabsolventen mit einem immobilienwirtschaftlichen Schwerpunkt.
Die Zertifizierung für Hausverwalter ist Pflicht, um die Qualität der Hausverwaltung zu sichern. Eine hohe Qualität der Hausverwaltung ist wichtig, weil die Verwaltungspraxis heutzutage als sehr komplex gilt und hohe fachliche Anforderungen hat.
Hausverwalter haben die Pflicht, sich mit schwierigen Sachverhalten wie Instandhaltung, energetischen Sanierungen und CO2-Kostenverteilungen auszukennen und im Bereich dieser Themengebiete rechtlich sicher zu handeln. Weitere komplexe Themengebiete, in denen Hausverwaltungen sicher agieren müssen, sind zum Beispiel das Mietrecht, Buchhaltung und Datensicherheit. Die Zertifizierungspflicht soll sicherstellen, dass der Hausverwalter über die notwendigen fachlichen Kenntnisse für die Ausübung seines Berufs verfügt.
Durch das nachgewiesene Fachwissen des Hausverwalters sollen Fehler bei der Verwaltung von Immobilien vermieden werden, da Fehler in der Verwaltung für die Eigentümer sehr kostspielig sein können (z. B. fehlerhafte Jahresabrechnungen). Durch die Zertifizierungspflicht wird ein Qualitätsstandard für alle Hausverwalter geschaffen, der ein Mindestmaß an Qualität erlaubt. Man sollte bedenken, dass die Zertifizierung der Hausverwaltung nicht notwendigerweise fehlerfreie Arbeit bedeutet. Es gibt keine Garantie, dass ein zertifizierter Verwalter zufriedenstellende Arbeit liefert.
Die Pflicht zur Zertifizierung für Hausverwalter besteht nicht zuletzt, weil Eigentümergemeinschaften laut Wohnungseigentumsgesetz das Recht auf einen zertifizierten Verwalter haben. Die Zertifizierungspflicht soll gewährleisten, dass Eigentümergemeinschaften ihr Recht auf einen zertifizierten Verwalter wahrnehmen können.
Die Zertifizierung der Hausverwaltung ist seit dem 1. Dezember 2023 Pflicht. Der Begriff “zertifizierter Verwalter” wurde erstmals 2020 im Rahmen der Novellierung des Wohnungseigentumsrechts in § 26a WEG eingeführt.
Für zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Zertifizierungspflicht bereits bestellte Hausverwalter galt eine Übergangsphase bis zum 1. Juni 2024. Während der Übergangsphase galten bereits bestellte nicht-zertifizierte Hausverwaltungen gegenüber der Wohnungseigentümergemeinschaft als zertifiziert. Nach Ablauf der Übergangsphase mussten auch bereits bestellte Hausverwalter eine tatsächliche Zertifizierung vorlegen.
Vor der Einführung der Pflicht zur Zertifizierung für Hausverwaltungen hatte grundsätzlich jeder die Möglichkeit, sich als Hausverwalter zu bezeichnen. Ab dem 1. August 2018 galten als einzige Voraussetzungen für eine Tätigkeit als Hausverwalter lediglich eine Gewerbeerlaubnis, generelle Zuverlässigkeit, geordnete Vermögensverhältnisse und eine Berufshaftpflichtversicherung. Zusätzlich zu den Voraussetzungen galt für Hausverwalter eine Weiterbildungspflicht von mindestens 20 Stunden innerhalb von 3 Jahren. Die Weiterbildungspflicht für Hausverwalter besteht trotz Einführung der Zertifizierungspflicht weiterhin.
Es müssen alle Mitarbeiter einer Hausverwaltung zertifiziert sein, die unmittelbar an den Verwaltungsprozessen beteiligt sind. Insbesondere müssen Hausverwaltungsmitarbeiter in der Buchhaltung und mit regelmäßigem Eigentümerkontakt sowie Mitarbeiter, die Eigentümerversammlungen durchführen, zertifiziert sein.
Die Zertifizierungspflicht gilt nicht zuletzt für Mitarbeiter einer Hausverwaltung, die Beschlüsse umsetzen, Entscheidungen für die Eigentümergemeinschaft treffen und die Eigentümergemeinschaft nach außen vertreten.
In der folgenden Liste haben wir zusammengefasst, welche Mitarbeiter einer Hausverwaltung zertifiziert sein müssen.
Bei einer Hausverwaltung ohne Zertifizierung bestehen weitreichende Risiken für die Eigentümergemeinschaft. Insbesondere gibt es bei einer Hausverwaltung ohne Zertifizierung Haftungsrisiken, weil Fehler bei einem Verwalter ohne Zertifizierung wahrscheinlicher sind als bei einem zertifizierten Hausverwalter.
Fehler sind bei einem Hausverwalter ohne Zertifikat wahrscheinlicher, weil er seine Kenntnisse nie durch Ablegen einer Prüfung bewiesen hat. Für die Eigentümergemeinschaft besteht das Risiko, dass die Bestellung der Hausverwaltung anfechtbar wird, wenn der Verwalter nicht über eine Zertifizierung verfügt. Selbst ein einzelnes WEG-Mitglied hat das Recht, die Bestellung einer nicht zertifizierten Hausverwaltung gerichtlich prüfen zu lassen. Potentiell kommt es zu Konflikten zwischen den Eigentümern, wenn sie sich nicht darüber einig sind, ob die Bestellung einer Hausverwaltung ohne Zertifizierung angebracht ist.
Für die Hausverwaltung besteht das Risiko, dass sie den Auftrag verliert, wenn sie über keine Zertifizierung verfügt, denn ein nicht zertifizierter Verwalter lässt sich durch die Eigentümer jederzeit per Beschluss und ohne Begründung abberufen.
Wir von NOVITA / hausverwaltung-hamburg.com sind eine zertifizierte Hausverwaltung gemäß § 26a WEG. Alle unsere Mitarbeiter, die sich unmittelbar mit Aufgaben der WEG-Verwaltung befassen, sind IHK-zertifiziert und gelten nach § 7 ZertVerwV als gleichgestellt. Wir legen großen Wert auf saubere und zuverlässige Arbeit, damit die Interessen der Eigentümergemeinschaft gewahrt werden und der reibungslose Betrieb der Immobilie sichergestellt ist. Die Pflicht zur Zertifizierung als Hausverwaltung haben wir mit Überzeugung erfüllt.