Haus­verwaltung selber machen: Anleitung, Voraus­setzungen, Vorteile und Nachteile

Die Hausverwaltung selber machen ist eine große Herausforderung, der sich viele WEGs stellen, wenn sie keinen externen Hausverwalter bestellen möchten. Grundsätzlich können sich WEGs erfolgreich selbst verwalten, wenn sie Tipps, Pflichten und Voraussetzungen beachten.

Die Hausverwaltung in Eigenregie ist möglich, indem man sich als WEG zunächst für eine echte oder unechte Selbstverwaltung entscheidet. Grundsätzlich steht es jedem frei, als Hausverwalter tätig zu werden. Man sollte zumindest über Grundkenntnisse in den Bereichen Recht, Buchhaltung und Immobilienwirtschaft verfügen, wenn man die Hausverwaltung selber durchführen möchte.

Zu den größten Vorteilen davon, die Hausverwaltung selber zu machen, gehören zum Beispiel die Kostenersparnis und die flexible Gestaltung der Verwaltungsprozesse. Zu den größten Nachteilen der Selbstverwaltung zählen unter anderem gesetzliche Hürden sowie potentielle Konflikte.

Bei NOVITA / hausverwaltung-hamburg.com bieten wir unsere Dienste als professionelle Hausverwaltung an, wenn sich Eigentümer dagegen entscheiden, die Hausverwaltung selber zu machen.

Im Folgenden erklären wir genau, wie man die Hausverwaltung selber machen kann.

Wie kann man die Hausverwaltung selber machen?

Die Hausverwaltung kann man selber machen, indem man sich zunächst für eine echte oder unechte Selbstverwaltung entscheidet, auf der Eigentümerversammlung darüber abstimmt, ob die Hausverwaltung selber gemacht werden soll, alle notwendigen Unterlagen sammelt und die Aufgaben und Pflichten der Hausverwaltung erledigt.

Die folgende Anleitung beschreibt in 4 Schritten, wie man die Hausverwaltung selber machen kann.

1. Entscheiden Sie sich für eine echte oder unechte Selbstverwaltung

Im ersten Schritt entscheidet man sich für eine echte oder unechte Selbstverwaltung, wenn man die Hausverwaltung selber machen möchte. In einer echten Selbstverwaltung wird die Hausverwaltung von der gesamten Eigentümergemeinschaft gemeinsam durchgeführt. In einer unechten Selbstverwaltung ernennt die Eigentümergemeinschaft eines ihrer Mitglieder zum designierten Hausverwalter.

In den meisten Fällen funktioniert die echte Selbstverwaltung nur, wenn die WEG weniger als 9 Wohneinheiten hat, da größere WEGs einen rechtlichen Anspruch auf einen zertifizierten Verwalter haben. Der Anspruch auf einen zertifizierten Verwalter kann erfüllt werden, indem man ein WEG-Mitglied zum Verwalter ernennt, das über eine Zertifizierung zum Hausverwalter verfügt.

2. Stimmen Sie auf der Eigentümer­versammlung darüber ab, die Hausverwaltung selber zu machen

Im zweiten Schritt stimmt die WEG auf der Eigentümerversammlung darüber ab, ob die Hausverwaltung selber gemacht werden soll, und wenn ja, welches WEG-Mitglied zum Verwalter ernannt wird. Gegebenenfalls entscheidet die Eigentümerversammlung, dass die Hausverwaltung von allen Eigentümern gemeinschaftlich durchgeführt wird.

In einer Abstimmung wählen und ernennen die Eigentümer auf der Eigentümerversammlung ein WEG-Mitglied zum Hausverwalter. Die Ernennung eines WEG-Mitglieds zum Hausverwalter benötigt in der Abstimmung lediglich eine einfache Mehrheit.

Die Eigentümerversammlung wird gegebenenfalls ohne Verwalter einberufen. Die Eigentümergemeinschaft sollte darauf achten, dass die Einberufung und Durchführung der Eigentümerversammlung den Richtlinien gemäß stattfindet, da auf der Versammlung gefasste Beschlüsse ansonsten anfechtbar sind. Zum Beispiel sollten Einladungen zur Eigentümerversammlung fristgerecht erfolgen und eine detaillierte Tagesordnung enthalten.

3. Sammeln Sie alle notwendigen Unterlagen, wenn Sie die Hausverwaltung selber machen

Im dritten Schritt beim Hausverwaltung selber machen sammelt man alle notwendigen Unterlagen. Wichtige Unterlagen für die Hausverwaltung sind zum Beispiel Mietverträge, Jahresabrechnungen, Versicherungsunterlagen und der Energieausweis. Die gesammelten Unterlagen sollte man übersichtlich sortieren und in Ordnern aufbewahren, sodass sie jederzeit griffbereit sind.

4. Erledigen Sie alle Aufgaben und Pflichten der Hausverwaltung

Im vierten Schritt beim Hausverwaltung selber machen erledigt man alle Aufgaben und Pflichten, die ansonsten die externe Hausverwaltung übernehmen würde. Zu den wichtigsten Aufgaben, wenn man die Hausverwaltung selber macht, gehören zum Beispiel das Erstellen von Jahresabrechnungen und Wirtschaftsplänen, die Organisation von Eigentümerversammlungen und die Planung von Instandhaltungsmaßnahmen.

Die Erledigung der Aufgaben und Pflichten ist der größte Schritt, wenn man die Hausverwaltung selbst übernimmt. Beim Hausverwaltung selber machen wird man kontinuierlich von Aufgaben und Pflichten begleitet, die viel Zeit und Aufwand erfordern. Mit der notwendigen Fürsorge und adäquatem Fachwissen ist es möglich, die Selbstverwaltung dauerhaft erfolgreich zu gestalten. Für alle, die feststellen, dass der Aufwand und die Herausforderungen zu groß sind, wenn man die Hausverwaltung selber macht, bietet sich die Beauftragung einer professionellen externen Hausverwaltung an.

Kann jeder als Hausverwalter tätig werden?

Ja, grundsätzlich kann jeder als Hausverwalter tätig werden. Ein Hausverwalter kann jede natürliche und geschäftsfähige Person sein. Grundsätzlich kann sich jeder, der möchte, Hausverwalter nennen, solange es um die Verwaltung des eigenen Eigentums geht.

Für die gewerbliche Tätigkeit als Hausverwalter sind unter anderem eine Gewerbeerlaubnis, geordnete Vermögensverhältnisse und persönliche Zuverlässigkeit notwendig. Nur wer eine Berufshaftpflichtversicherung hat, darf gewerblich als Hausverwalter tätig sein.

Voraus­setzungen, um die Hausverwaltung selber durchzuführen

Die wichtigsten Voraussetzungen, um die Hausverwaltung selber durchzuführen, sind technische, rechtliche und kaufmännische Grundkenntnisse. Man sollte über fundierte Kenntnisse in Immobilienwirtschaft, Recht und Buchhaltung verfügen, um die Hausverwaltung selber zu machen.

Für die Selbstdurchführung der Hausverwaltung innerhalb einer WEG besteht als Voraussetzung, dass die WEG weniger als 9 Wohneinheiten enthält und dass weniger als ein Drittel der Wohnungseigentümer die Bestellung eines zertifizierten Verwalters verlangen. Bei WEGs mit 9 oder mehr Wohneinheiten ist es möglich, dass ein WEG-Mitglied die Hausverwaltung selber macht, sofern dieses Mitglied den Status eines zertifizierten Verwalters hat.

Für die Qualifikation zum zertifizierten Verwalter gilt als Voraussetzung, eine Prüfung bei der IHK abzulegen und zu bestehen. Eine Prüfung zur Zertifizierung bei der IHK ist nicht notwendig, wenn die Person bereits über eine Qualifikation verfügt, die der Zertifizierung gleichgestellt ist. Zertifizierten Verwaltern gleichgestellte Personen sind zum Beispiel Volljuristen, geprüfte Immobilienfachwirte und Immobilienkaufleute.

Wer die Hausverwaltung in Form einer Mietverwaltung selber durchführen will, braucht keine besonderen Voraussetzungen zu erfüllen. Es steht jedem Vermieter frei, die Verwaltung seines Eigentums selbst zu übernehmen.

Hausverwaltung selber machen Vorteile

Die wichtigsten Vorteile beim Hausverwaltung selber machen sind die Kostenersparnis, die flexible Gestaltung der Verwaltungsprozesse und die bessere Kontrolle. In einer WEG werden beim Hausverwaltung selber machen gemeinschaftliche Entscheidungen ermöglicht.

Es wird eine engere Beziehung zu den Mietern gefördert, wenn man die Hausverwaltung selbst macht. Die Hausverwaltung selber zu machen, ist eine große Lerngelegenheit, und man läuft nicht Gefahr, an einen dubiosen Hausverwalter zu geraten.

In der folgenden Liste präsentieren wir die wesentlichen Vorteile beim Hausverwaltung selber machen.

• Hausverwaltung selber machen bringt Kostenersparnis: Es bringt eine signifikante Kostenersparnis, wenn man die Hausverwaltung selber macht, da man keine Verwaltergebühren zahlt. Die gesparten Verwaltungskosten lassen sich bei Bedarf an anderer Stelle investieren.
• Flexible Gestaltung der Verwaltungsprozesse, wenn man Hausverwaltung selbst durchführt: Ein wesentlicher Vorteil davon, die Hausverwaltung selber zu machen, ist, dass man die Verwaltungsprozesse flexibel gestalten kann. Als Eigentümer erstellt man in der Selbstverwaltung seine eigenen Zeitpläne und passt alle Verwaltungsprozesse den eigenen Vorlieben an.
• Mehr Kontrolle durch selbstgemachte Hausverwaltung: Die Hausverwaltung selbst zu übernehmen, bringt dem Eigentümer mehr Kontrolle über die Immobilie. Beim Hausverwaltung selber machen entscheidet man eigenständig, wie die Immobilie gestaltet wird. Man entscheidet zum Beispiel, ob und welche Instandhaltungsmaßnahmen umgesetzt werden und welche Mieter akzeptiert werden.
• Hausverwaltung selber machen ermöglicht gemeinschaftliche Entscheidungen: In einer WEG ermöglicht das Hausverwaltung selber machen gemeinschaftliche Entscheidungen. Durch gemeinschaftliche Entscheidungen wird das Miteinander der WEG gestärkt. Gemeinschaftliche Entscheidungen einer WEG werden auf der Eigentümerversammlung gefasst.
• Hausverwaltung selber machen fördert enge Beziehung zu Mietern: Wenn man die Hausverwaltung selber macht, fördert das eine engere Beziehung zu den Mietern, da man in ständigem Austausch mit ihnen steht. Eigentümer, die die Hausverwaltung selber durchführen, übernehmen die gesamte Mieterkommunikation und pflegen dadurch ein vertrauteres Verhältnis zu den Mietern. Beim Hausverwaltung selber machen lernt man die Mieter besser kennen.
• Hausverwaltung selber machen ist eine große Lerngelegenheit: Das Hausverwaltung selber machen ist für Eigentümer eine große Lerngelegenheit, da die Verwaltung einer Immobilie eine vielseitige Aufgabe ist, die viele Themengebiete abdeckt. Als selbstverwaltender Eigentümer hat man zum Beispiel mit kaufmännischen, rechtlichen und zwischenmenschlichen Aspekten zu tun.
• Keine dubiosen Verwalter, wenn man Hausverwaltung selbst macht: Wenn man die Hausverwaltung selber macht, besteht kein Risiko, an einen dubiosen Verwalter zu geraten, der seine Arbeit nicht gewissenhaft erledigt. Unseriöse Verwalter kommen immer wieder vor.

Hausverwaltung selber machen Nachteile

Die wichtigsten Nachteile dabei, die Hausverwaltung selber zu machen, sind gesetzliche Hürden, mögliche Konflikte und Haftungsrisiken. Fehlende Expertise, der Kampf mit widersprüchlichen Interessen und der enorme Aufwand sind wesentliche Nachteile davon, die Hausverwaltung selber durchzuführen.

Beim Hausverwaltung selber machen fehlen häufig etablierte Netzwerke und man muss immer erreichbar sein.

Welche Nachteile das Hausverwaltung selber machen hat, zeigen wir nachfolgend im Detail.

• Es gibt gesetzliche Hürden beim Hausverwaltung selber machen: Ein wesentlicher Nachteil beim Hausverwaltung selber machen in einer WEG ist, dass die Selbstverwaltung durch die WEG-Mitglieder jederzeit anfechtbar ist. Das Wohnungseigentumsgesetz schreibt vor, dass WEG-Mitglieder trotz Selbstverwaltung jederzeit einen externen zertifizierten Verwalter verlangen können.
• Beim Hausverwaltung selber machen sind Konflikte möglich: Wenn man die Hausverwaltung selber macht, sind jederzeit Konflikte möglich, da man viel mit Menschen kommuniziert. Gerade der Umgang mit Mietern bietet reichlich Konfliktpotential.
• Beim Hausverwaltung selber machen bestehen Haftungsrisiken: Beim Hausverwaltung selber machen bestehen Haftungsrisiken, da bei der Arbeit Fehler möglich sind. Durch Fehler beim Hausverwaltung selber machen besteht das Risiko rechtlicher Probleme.
• Fehlende Expertise bei vielen Selbstverwaltern: Vielen Selbstverwaltern fehlt es an der notwendigen Expertise, um die Aufgaben der Hausverwaltung adäquat zu erfüllen. Für die erfolgreiche Übernahme der eigenständigen Immobilienverwaltung sind weitreichende Kenntnisse notwendig, zum Beispiel in den Bereichen Buchhaltung, Recht und Kommunikation.
• Beim Hausverwaltung selber machen bestehen potentiell widersprüchliche Interessen: Wer die Hausverwaltung innerhalb einer WEG selber macht, hat oft mit widersprüchlichen Interessen zu kämpfen. Viele Eigentümer innerhalb einer WEG haben unterschiedliche Ansichten darüber, wie die Immobilie entwickelt werden sollte. Macht man die Hausverwaltung selber, muss man die widersprüchlichen Interessen der Eigentümer irgendwie in Einklang bringen oder Kompromisse finden, was schwierig sein kann.
• Hausverwaltung selber machen ist ein enormer Aufwand: Ein großer Nachteil beim Hausverwaltung selber machen ist der hohe Zeitaufwand, den die Arbeit erfordert. Die Übernahme der Immobilienverwaltung ist eine sehr zeit- und arbeitsintensive Herausforderung, die ständige Aufmerksamkeit erfordert. Die selbst übernommene Hausverwaltung verschlingt umso mehr Zeit, je mehr Wohneinheiten verwaltet werden müssen. Viele Immobilienbesitzer entscheiden sich nicht zuletzt für eine externe Hausverwaltung, weil sie den Arbeitsaufwand nicht selbst übernehmen wollen oder können.
• Beim Hausverwaltung selber machen fehlen oft etablierte Netzwerke: Wer die Hausverwaltung selber macht, dem fehlen oft etablierte Netzwerke, mit denen sich Aufgaben schneller erledigen lassen würden. Die meisten professionellen Hausverwalter haben Netzwerke aufgebaut, die zum Beispiel aus Dienstleistern wie Handwerkern und Reinigungsdiensten bestehen. Ohne Zugriff auf ein etabliertes Netzwerk wird die Übernahme der Immobilienverwaltung in Eigenregie umso anspruchsvoller und zeitintensiver.
• Beim Hausverwaltung selber machen muss man immer erreichbar sein: Man muss immer erreichbar sein, wenn man die Hausverwaltung selber macht. Wichtige Anliegen wie Notfälle (z. B. bei Rohrbruch oder Heizungsausfall im Winter) können nicht warten und müssen sofort bearbeitet werden. Im Zweifelsfall muss der Eigentümer, der die Immobilienverwaltung selber macht, selbst im Urlaub bereit stehen, um sich um Notfälle zu kümmern.

Wir von NOVITA / hausverwaltung-hamburg.com sind eine professionelle Hausverwaltung, die Ihnen gerne die Arbeit abnimmt, wenn Ihnen die Nachteile beim Hausverwaltung selber machen zu viel werden. Egal ob WEG-Verwaltung oder Mietverwaltung, wir nehmen Ihnen alle Verwaltungsaufgaben ab, damit Sie Ihre Immobilie in guten Händen wissen.