Die rechtlichen Aufgaben der Hausverwaltung sind vielfältig und umfassen vor allem die Einberufung der Eigentümerversammlung, die Umsetzung von Beschlüssen und die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums.
Zu den rechtlichen Aufgaben der Hausverwaltung gehören unter anderem die Verwaltung der Finanzen, die Erstellung und Prüfung von Wirtschaftsplänen sowie die Einhaltung von Mietverträgen, Mieterschutzgesetzen und Wohneigentumsgesetzen. Die Vertretung der Wohneigentümergemeinschaft sowie der Abschluss und die Kündigung von Wartung- und Dienstleistungsverträgen zählen zu den wesentlichen rechtlichen Aufgaben der Hausverwaltung.
Die rechtlichen Aufgaben der Hausverwaltung zielen auf eine ordnungsgemäße Verwaltung der gemeinschaftlichen Flächen innerhalb einer Wohnungseigentümergemeinschaft ab, so wie es im Wohnungseigentumsgesetz vorgeschrieben ist.
Wir von NOVITA / hausverwaltung-hamburg.com sind eine erfahrene Hausverwaltung mit Sitz in Hamburg, die deutschlandweit operiert und alle unsere rechtlichen Aufgaben gewissenhaft erfüllt.
Im Folgenden stellen wir die 10 wichtigsten rechtlichen Aufgaben vor, die alle Hausverwaltungen erfüllen sollten.
Eine der wichtigsten rechtlichen Aufgaben der Hausverwaltung ist die Einberufung der Eigentümerversammlung. Die Hausverwaltung hat die Pflicht, die Eigentümerversammlung mindestens einmal im Jahr einzuberufen.
Die Eigentümerversammlung ist eine Veranstaltung, bei der sich die Mitglieder einer Wohnungseigentümergemeinschaft gemeinsam treffen und den aktuellen Stand der Immobilie besprechen. Die Eigentümer stimmen auf der Wohnungseigentümerversammlung über Maßnahmen zur Weiterentwicklung der Immobilie ab. Wichtige Maßnahmen, über die auf der Eigentümerversammlung abgestimmt wird, sind zum Beispiel Instandhaltungs- und Sanierungsvorhaben und die Genehmigung des Wirtschaftsplans.
Die Hausverwaltung lädt alle WEG-Mitglieder zur Eigentümerversammlung ein und erstellt die Tagesordnung für die Versammlung. Moderne Hausverwaltungen führen die Eigentümerversammlung digital per Videokonferenz durch, um möglichst allen WEG-Mitgliedern die Teilnahme zu ermöglichen. Bei einer Eigentümerversammlung ohne digitale Mittel, bei der sich die WEG-Mitglieder an einem festgelegten Ort treffen, können aufgrund der weiten Entfernungen häufig nicht alle Eigentümer teilnehmen.
Die zweite wichtige rechtliche Aufgabe der Hausverwaltung ist die Umsetzung der auf der Eigentümerversammlung gefassten Beschlüsse. Die Beschlüsse werden von den Eigentümern per Abstimmung gefasst.
Die Beschlüsse der Eigentümerversammlung zielen hauptsächlich darauf ab, den Wert der Immobilie zu erhalten, ihren reibungslosen Betrieb sicherzustellen und das Zusammenleben im Gebäude zu organisieren. Die Eigentümer fassen zum Beispiel Beschlüsse über durchzuführende Instandhaltungsmaßnahmen, Änderungen an der Hausordnung und die Verwendung der Rücklagen.
Es ist die Pflicht der Hausverwaltung, die Beschlüsse der Eigentümerversammlung zur Zufriedenheit der WEG-Mitglieder umzusetzen. Wenn die Eigentümer zum Beispiel zur Instandhaltung beschließen, ein neues Dach zu installieren, sind von der WEG-Verwaltung entsprechende Schritte zu unternehmen. Für die Umsetzung des Beschlusses zur Installation eines neuen Daches holt die Hausverwaltung beispielsweise Angebote für das neue Dach ein und beauftragt qualifizierte Handwerker, um das neue Dach fachmännisch einzubauen.
Die dritte wesentliche rechtliche Aufgabe der Hausverwaltung ist die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums. Das Gemeinschaftseigentum einer Eigentümergemeinschaft enthält Flächen wie das Treppenhaus, Außenanlagen und Waschküchen.
Die Hausverwaltung hat die Pflicht, die gemeinschaftlichen Flächen in einem guten Zustand und sauber zu halten. Für die Instandhaltung und Reinigung des Gebäudes kann die WEG-Verwaltung qualifizierte Dienstleister wie Handwerker und Reinigungsunternehmen beauftragen. Zur Identifikation von Mängeln, Schäden und Verunreinigungen am gemeinschaftlichen Eigentum sollte der Hausverwalter die Immobilie regelmäßig begehen.
Neben der Beseitigung von Mängeln, Schäden und Verunreinigungen gehört für die Hausverwaltung auch die Sicherstellung des Hausfriedens zur Verwaltung des Gemeinschaftseigentums. Die WEG Verwaltung stellt sicher, dass die Hausordnung sowohl von den Eigentümern als auch von den Mietern eingehalten wird. Bei Beschwerden und Streitigkeiten zwischen den Mietern operiert die WEG-Verwaltung als Ansprechpartner und Vermittler.
Die vierte wichtige rechtliche Aufgabe der Hausverwaltung ist die Verwaltung der Finanzen. Bei der Verwaltung der Finanzen kümmert sich die Hausverwaltung um die Buchhaltung und die Finanzberichterstattung gegenüber der Eigentümergemeinschaft.
Wichtige Finanzen, die von der Hausverwaltung verwaltet werden, sind vor allem das Hausgeld und die Rücklagen. Das Hausgeld ist der Betrag, der von jedem einzelnen Eigentümer regelmäßig auf das Gemeinschaftskonto der WEG überwiesen wird. Die Höhe des Hausgeldes wird für jeden Eigentümer einzeln auf Basis eines festgelegten Verteilungsschlüssels berechnet. In den meisten Fällen basiert der Verteilungsschlüssel auf den Anteilen der Eigentümer an der Immobilie.
Das Hausgeld wird genutzt, um laufende Kosten beim Betrieb der Immobilie zu finanzieren, zum Beispiel Verwaltungsgebühren, Müllabfuhr und Reinigungsdienste. Der Teil des Hausgeldes, der nicht für Deckung der laufenden Kosten eingesetzt wird, wird gezielt den Rücklagen zugeführt. Die Rücklagen werden auch Instandhaltungsrücklagen genannt und dienen der Finanzierung von größeren Maßnahmen zur Instandhaltung und Sanierung des Gebäudes (z. B. Installation einer neuen Heizungsanlage oder Modernisierung von Aufzügen).
Die Hausverwaltung achtet darauf, dass das Hausgeld der Eigentümer korrekt verwendet wird, und stellt sicher, dass die Eigentümer ihr Hausgeld regelmäßig einzahlen. Bei versäumten Hausgeldzahlungen setzt sich die WEG-Verwaltung mit den betreffenden Eigentümern in Verbindung und bewirkt die nachträgliche Zahlung. Gegebenenfalls übernimmt die Hausverwaltung das Mahnwesen, wenn ein Eigentümer weiterhin seine Hausgeldzahlungen versäumt.
Die fünfte bedeutende rechtliche Aufgabe von Hausverwaltungen ist die Erstellung und Prüfung von Wirtschaftsplänen. Der Wirtschaftsplan ist ein finanzieller Fahrplan für die zukünftige Entwicklung der Immobilie, in dem alle geplanten Einnahmen und Kosten der Eigentümergemeinschaft aufgeführt sind.
Mit dem Wirtschaftsplan ermöglicht die Hausverwaltung der Eigentümergemeinschaft eine übersichtliche Planung für den Betrieb und den Werterhalt der Immobilie. Der Wirtschaftsplan dient der Eigentümergemeinschaft und der WEG Verwaltung als Kostenkontrolle, da sich im Verlaufe des Wirtschaftsjahres leicht einsehen lässt, ob und wie sehr tatsächliche Ausgaben von den im Wirtschaftsplan gemachten Angaben abweichen.
Die Hausverwaltung erstellt den Wirtschaftsplan einmal im Jahr und präsentiert ihn der Eigentümergemeinschaft. Die Angaben im Wirtschaftsplan basieren auf vergangenen Wirtschaftsplänen und Jahresabrechnungen, da diese Dokumente Aufschluss über zukünftige Einnahmen und Ausgaben geben. Über den von der Hausverwaltung erstellen Wirtschaftsplan wird von den Eigentümern auf der Eigentümerversammlung entschieden.
Die sechste wesentliche rechtliche Aufgabe der Hausverwaltung ist die Einhaltung von Mietverträgen. Die Hausverwaltung ist maßgeblich verantwortlich dafür, Mietverträge ordnungsgemäß abzuwickeln und ihre Einhaltung aufseiten des Mieters und des Vermieters sicherzustellen.
Für die Einhaltung der Mietverträge kontrolliert die Hausverwaltung unter anderem regelmäßig eingehende Mietzahlungen und übernimmt bei Verzögerungen das Mahnwesen. Die Immobilienverwaltung erstellt für die Mieter Nebenkostenabrechnungen, kontrolliert diese und stellt sicher, dass die Mieter sie rechtzeitig bezahlen. Die Mietverwaltung prüft, ob sich die Mieter um die gemieteten Flächen im Sinne des Mietvertrags kümmern, damit die Flächen nicht verwahrlosen.
Die Hausverwaltung ist nur dann für die Einhaltung von Mietverträgen verantwortlich, wenn es sich um eine SEV-Verwaltung oder eine Mietverwaltung handelt. Die WEG-Verwaltung ist nur für die gemeinschaftlichen Flächen innerhalb einer Wohnungseigentümergemeinschaft zuständig und hat mit den Mietverträgen für Eigentumswohnungen nichts zu tun, da diese zum Sondereigentum gehören. In vielen Fällen wird die WEG Verwaltung von den Eigentümern beauftragt, zusätzlich zur Verwaltung des Gemeinschaftseigentums auch die Verwaltung des Sondereigentums zu übernehmen, grundsätzlich handelt es sich dabei jedoch um zwei separate Prozesse.
Die siebte wichtige rechtliche Aufgabe der Hausverwaltung ist die Einhaltung von Mieterschutzgesetzen. Mieterschutzgesetze sind unter anderem relevant bei Mieterhöhungen und Kündigungen.
Mieterhöhungen durch die Hausverwaltung dürfen ein bestimmtes Maß nicht überschreiten und müssen begründet sein. Generell darf die Hausverwaltung die Miete an die ortsübliche Vergleichsmiete anpassen. Die Erhöhung zur Vergleichsmiete darf höchstens einmal alle 15 Monate geschehen. Bei der Anpassung an die Vergleichsmiete darf die Mietverwaltung die Miete um höchstens 20 % innerhalb von 3 Jahren erhöhen.
Neben der Anpassung an die ortsübliche Vergleichsmiete sind Modernisierungen und Sanierungen legitime Gründe für eine Mieterhöhung durch die Hausverwaltung. Reparaturen und Instandhaltungsmaßnahmen gelten nicht als legitime Begründung für eine Mieterhöhung. Modernisierungen und Sanierungen, die eine Mieterhöhung rechtfertigen, sind zum Beispiel eine Optimierung der Wärmedämmung und die Installation einer effizienten Heizungsanlage. Durch Modernisierungen und Sanierungen begründete Mieterhöhungen dürfen von der Hausverwaltung auf höchstens 3 Euro pro Quadratmeter innerhalb von 6 Jahren festgelegt werden, wenn die Miete vorher bei mindestens 7 Euro pro Quadratmeter lag. Bei einer Miete von weniger als 7 Euro pro Quadratmeter darf die Immobilienverwaltung den Mietpreis nach einer Modernisierung oder einer Sanierung um höchstens 2 Euro pro Quadratmeter innerhalb von 6 Jahren anheben.
Bei einer Kündigung ist die Hausverwaltung dazu verpflichtet, die gesetzlichen Kündigungsfristen einzuhalten. Eine fristlose Kündigung ist nur in Ausnahmefällen möglich, wenn der Mieter beispielsweise schwere Mietrückstände hat oder illegalen Aktivitäten nachgeht.
Die Hausverwaltung fungiert als Vermittler, wenn zwischen Mieter und Vermieter Streitigkeiten bestehen, und stellt sicher, dass die Rechte beider Parteien gewahrt werden. Bei der Umsetzung von Modernisierungen gewährleistet die Immobilienverwaltung, dass alle Mieterschutzgesetze eingehalten werden, indem sie zum Beispiel gesetzlich geltende Ankündigungsfristen beachtet.
Die achte rechtliche Aufgabe der Hausverwaltung ist die Einhaltung von Wohneigentumsgesetzen. Das Wohnungseigentumsgesetz ist eine Ansammlung von Vorgaben für die Organisation von Wohnungseigentümergemeinschaften.
Das Wohnungseigentumsgesetz gibt vor, dass die ordnungsgemäße Verwaltung der Immobilie in der Hand der Eigentümergemeinschaft liegt. Für die Verwaltung der gemeinschaftlichen Flächen kann die WEG eine Hausverwaltung einstellen. Die Hausverwaltung hat sich laut Wohnungseigentumsgesetz an die Beschlüsse der Eigentümergemeinschaft zu halten.
Zur ordnungsgemäßen Verwaltung für die Eigentümergemeinschaft gehört unter anderem, dass die Hausverwaltung eine Hausordnung aufstellt, die Erhaltung und die Versicherung des gemeinschaftlichen Eigentums sicherstellt und eine angemessene Erhaltungsrücklage anlegt. Dies geht aus dem Wohnungseigentumsgesetz § 19 Abs. 2 hervor.
Die neunte rechtliche Aufgabe der Hausverwaltung ist die Vertretung der Wohneigentümergemeinschaft. Die Hausverwaltung vertritt die Eigentümergemeinschaft, weil sie das handelnde Organ ist und die Verwaltung der Immobilie im Namen der Wohnungseigentümergemeinschaft übernimmt.
Die Hausverwaltung vertritt die Eigentümergemeinschaft zum Beispiel beim Abschluss von Verträgen für die Versicherung des Gemeinschaftseigentums und bei der Begleichung von Rechnungen. Die Hausverwaltung führt die WEG-Konten im Namen der Eigentümergemeinschaft und stellt sicher, dass die WEG-Mitglieder ihr Hausgeld zahlen.
Die WEG-Verwaltung vertritt die Wohneigentümergemeinschaft unter anderem gerichtlich, falls es notwendig wird. Beim Abschluss eines Grundstückkaufvertrags oder eines Darlehensvertrags ist die gerichtliche Vertretung der Eigentümergemeinschaft durch die Hausverwaltung nur möglich, wenn die Eigentümergemeinschaft auf der Eigentümerversammlung einen entsprechenden Beschluss fasst. So steht es im Wohnungseigentumsgesetz § 9b Abs. 1.
Die zehnte wichtige rechtliche Aufgabe der Hausverwaltung ist der Abschluss und die Kündigung von Wartungsverträgen und Dienstleistungsverträgen. Die Hausverwaltung schließt Verträge für Wartungen und Dienstleister erst ab, nachdem sie eingehend geprüft hat, welche Leistungen benötigt werden.
Nachdem die WEG-Verwaltung geprüft hat, welche Leistungen für das gemeinschaftliche Eigentum benötigt werden, holt sie Angebote von unterschiedlichen Dienstleistern ein und vergleicht sie miteinander. Bei kleineren Dienstleistungen steht es der Hausverwaltung offen, den Vertrag mit dem Dienstleister eigenhändig abzuschließen. Für größere Dienstleistungen (z. B. im Rahmen umfassender Sanierungen) setzt die Hausverwaltung eine Beschlussfassung auf, über die die Eigentümer auf der Eigentümerversammlung abstimmen.
Kleinere Dienstleistungen und Wartungen, für die die Hausverwaltung die Verträge eigenhändig abschließen kann, sind zum Beispiel Reinigungen im Gebäude und Reparaturen. Größere Dienstleistungen, für die die WEG-Verwaltung die Zustimmung der Eigentümergemeinschaft braucht, sind zum Beispiel die Erneuerung der Fassade oder die Installation einer neuen Heizungsanlage.
Bei der Kündigung von Wartungs- und Dienstleistungsverträgen überprüft die Hausverwaltung regelmäßig, mit welchen Fristen laufende Verträge gekündigt werden können. Durch die kontinuierliche Prüfung von Verträgen stellt die WEG-Verwaltung sicher, dass Verträge nicht länger laufen als notwendig, sodass keine unnötigen Kosten für die Eigentümergemeinschaft entstehen.
Der Hausverwalter setzt die Kündigung auf und versendet sie im Namen der Wohnungseigentümergemeinschaft. Bei sehr einschneidenden Kündigungen holt die WEG Verwaltung die Zustimmung der Eigentümer ein.
Wir von der Hausverwaltung Hamburg / NOVITA bieten unseren Kunden eine rechtskonforme und umfassende Hausverwaltung von Mehrfamilienhäusern, Zinshäusern und Gewerbeimmobilien in Hamburg und ganz Deutschland.
Als Hausverwaltung bieten wir umfassende Leistungen, durch die der Betrieb Ihrer Immobilie reibungslos verläuft. Wir nehmen unseren Kunden alle Verwaltungsaufgaben ab und verhelfen ihnen zu einer guten Rendite durch stabile Mieteinnahmen.
Der geschäftsführende Gesellschafter von NOVITA / hausverwaltung-hamburg.com ist Dipl.-Wirt.-Ing. Markus Walter, der seit über 20 Jahren im Immobiliensektor arbeitet und in dieser Zeit zahlreiche Erfolge als Hausverwalter vorzuweisen hat. Mit unserer Expertise und Erfahrung setzen wir uns immer für die Interessen unserer Kunden ein. Bei NOVITA von hausverwaltung-hamburg.com finden Sie einen zuverlässigen Partner, der alle rechtlichen Aufgaben der Hausverwaltung erfüllt.