WEG Verwaltung: Definition, Aufgaben, Pflichten und neues Gesetz

WEG Verwaltung ist die Betreuung des gemeinschaftlichen Eigentums von Wohnimmobilien, die einer Wohnungseigentümergemeinschaft gehören. Wesentliche Aufgaben der WEG Verwaltung sind zum Beispiel die Buchführung und die Umsetzung von Beschlüssen der Wohnungseigentümer.

Zu den wichtigsten Pflichten der WEG Verwaltung gehören die ordnungsgemäße Verwaltung und die Jahresabrechnung. Die Einstellung einer externen Hausverwaltung ist für die Eigentümer nicht verpflichtend. 

Eine WEG Verwaltung wird eingestellt, indem auf der Eigentümerversammlung darüber abgestimmt wird. Jede Person mit einer Gewerbeerlaubnis und Mitglieder der Eigentümergemeinschaft haben die Möglichkeit, als Hausverwaltung tätig zu sein. Die Kosten für die Hausverwaltung liegen bei etwa 30 bis 70 Euro pro Wohneinheit pro Monat.

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Im Folgenden erklären wir alles Wichtige zu WEG Verwaltungen.

Was ist die WEG Verwaltung?

Die WEG Verwaltung ist die technische, wirtschaftliche und kaufmännische Betreuung von Wohnimmobilien, die mehreren Eigentümern gehören. WEG steht für Wohnungseigentümergemeinschaft. Die WEG Verwaltung betreut das gemeinschaftliche Eigentum in einer Eigentumswohnanlage, also bspw. Treppenhaus, Aufzug und Waschküche.

Was sind die Aufgaben der WEG Verwaltung?

Die wesentlichen Aufgaben der WEG Verwaltung sind Buchführung, Umsetzen der Beschlüsse der Wohnungseigentümer und die Führung der Bankkonten der Eigentümergemeinschaft. Besonderes Augenmerk liegt bei der WEG Verwaltung auf Aufgaben wie der Organisation, der Durchführung von Eigentümerversammlungen und der Instandhaltung.

Im Folgenden sind die wichtigsten Aufgaben der WEG Verwaltung erklärt. 

• Buchführung: Bei der Buchführung verwaltet die WEG Verwaltung alle Finanzen der Wohnungseigentümergemeinschaft. Zur Buchführung zählen zum Beispiel die Bezahlung von Dienstleistern (z. B. bei Reparaturen) und die Betreuung der gemeinschaftlichen Rücklagen.
• Umsetzen der Beschlüsse der Wohnungseigentümer: Eine der wichtigsten Aufgaben der WEG Verwaltung ist es, die Beschlüsse der Wohnungseigentümergemeinschaft umzusetzen. Die Hausverwaltung hat die Möglichkeit, die Eigentümergemeinschaft zu beraten, doch alle Entscheidungen werden letztlich von der Gemeinschaft getroffen. Die Verwaltung setzt die Entscheidungen um. 
• Bankkonten der Eigentümergemeinschaft führen: Die WEG Verwaltung führt die Bankkonten der Eigentümergemeinschaft und stellt sicher, dass alles seine Richtigkeit hat. 
• Eigentümerversammlungen organisieren und durchführen: Die WEG Verwaltung organisiert Eigentümerversammlungen und führt sie durch. Eine moderne Hausverwaltung vereinfacht die Teilnahme an den Eigentümerversammlungen, indem sie sie online per Videokonferenz durchführt. Auf den Eigentümerversammlungen fassen die Eigentümer Beschlüsse zur zukünftigen Entwicklung der Immobilie. 
• Instandhaltung: Es ist Aufgabe der WEG Verwaltung, Instandhaltungsmaßnahmen zu planen und durch Dienstleister wie Handwerker oder durch den Hausmeister umsetzen zu lassen. Instandhaltungsmaßnahmen sind zum Beispiel Reparaturen von Schäden und die Beseitigung von Abnutzungserscheinungen. 
• Versicherungen: Eine wichtige Aufgabe der WEG Verwaltung ist es, die notwendigen Versicherungen für die Immobilie abzuschließen.
• Korrespondenz mit Eigentümern und Mietern: Die WEG Verwaltung übernimmt die Korrespondenz mit den Eigentümern und den Mietern, um alle Parteien über aktuelle Entwicklungen auf dem Laufenden zu halten. Beispielsweise informiert die Hausverwaltung die Mieter über Änderungen der Hausordnung. 
• Regelmäßige Objektbegehungen: Die WEG Verwaltung führt regelmäßige Objektbegehungen durch, um den Zustand der Immobilie zu prüfen. Bei Schäden und Abnutzungserscheinungen wird die Hausverwaltung sofort aktiv und leitet Maßnahmen ein, um die Mängel zu beseitigen. 
• Überwachung der monatlich zu zahlenden Hausgelder: Die WEG Verwaltung stellt sicher, dass alle Mitglieder der Wohnungseigentümergemeinschaft jeden Monat das fällige Hausgeld zahlen. Die Hausgelder dienen als Rücklage für Reparaturen sowie Modernisierungs- und Sanierungsmaßnahmen. 
• Wirtschaftspläne erstellen: Die WEG Verwaltung erstellt Wirtschaftspläne, in denen unter anderem dargelegt ist, welche Ausgaben für das kommende Wirtschaftsjahr geplant sind. 
• Hausordnung erstellen und durchsetzen: Es ist Aufgabe der WEG Verwaltung, die Hausordnung zu erstellen und durchzusetzen. Die Hausordnung enthält wichtige Regeln zum Zusammenleben der Mieter innerhalb der Immobilie. Die Hausordnung enthält zum Beispiel Regeln zu Ruhezeiten und Fahrradstellplätzen.
• Modernisierungs- und Sanierungsmaßnahmen planen: Die WEG Verwaltung konzipiert Modernisierungs- und Sanierungsmaßnahmen und lässt sie durch kompetente Dienstleister wie Handwerker und Architekten umsetzen. Modernisierungs- und Sanierungsmaßnahmen umfassen zum Beispiel den Einbau einer neuen zentralen Heizungsanlage. Umgesetzte Modernisierungen und Sanierungen ermöglichen es den Eigentümern, die Mieten zu erhöhen.
• Rechtliche Betreuung: Die WEG Verwaltung übernimmt die rechtliche Betreuung der Immobilie, zum Beispiel wenn mit Behörden kommuniziert wird. 
• Koordination von Dienstleistern: Die WEG Verwaltung übernimmt die Koordination von Dienstleistern, wenn beispielsweise Reinigungsdienste angeheuert werden.

Was sind Pflichten der WEG Verwaltung?

Wesentliche Pflichten der WEG Verwaltung sind die ordnungsgemäße Verwaltung, die Jahresabrechnung und die separate Anlage der Gelder der Eigentümer. Sehr relevant für die WEG Verwaltung sind Pflichten wie das Ablegen von Rechenschaft, die mindestens einmal pro Jahr einzuberufende Eigentümerversammlung und die Schadensvermeidung. 

Nachfolgend sind die wichtigsten Pflichten der WEG Verwaltung dargestellt. 

• Ordnungsgemäße Verwaltung: Die WEG Verwaltung hat die Pflicht zur ordnungsgemäßen Verwaltung. Das geht aus §27 WEG hervor. Zur ordnungsgemäßen Verwaltung gehören unter anderem Maßnahmen, die untergeordnete Bedeutung haben und für die Eigentümer keine erheblichen Verpflichtungen bedeuten. 
• Jahresabrechnung: Es ist die Pflicht der WEG Verwaltung, einmal im Jahr die Jahresabrechnung zu präsentieren. Die Pflicht zur Jahresabrechnung geht aus §28 WEG hervor. Die Jahresabrechnung versetzt die Eigentümergemeinschaft in die Lage, nachzuvollziehen, wie ihre Gelder verwendet werden.
• Gelder der Eigentümer separat anlegen: Zu den wesentlichen Pflichten der WEG Verwaltung gehört es, die Gelder der Eigentümer separat von ihrem eigenen Vermögen anzulegen. Nur durch die Trennung der Gelder der Eigentümer und des eigenen Vermögens ist es der Hausverwaltung möglich, die ordnungsgemäße Verwaltung zu gewährleisten und eine klare Buchführung durchzuführen.
• Rechenschaft ablegen: Die WEG Verwaltung ist verpflichtet, der Wohnungseigentümergemeinschaft gegenüber Rechenschaft über ihre Aktivitäten abzulegen. Durch das Ablegen der Rechenschaft verifizieren die Eigentümer, dass die Hausverwaltung ihre Arbeit im Sinne der Eigentümergemeinschaft ausübt und ihre Aufgaben und Pflichten ordnungsgemäß erfüllt.
• Eigentümerversammlung mindestens einmal im Jahr einberufen: Die WEG Verwaltung hat laut § 24 WEG die Pflicht, mindestens einmal im Jahr die Eigentümerversammlung einzuberufen. Auf der Eigentümerversammlung legt die Hausverwaltung Rechenschaft ab und die Eigentümer fassen Beschlüsse über die zukünftige Entwicklung der Immobilie. 
• Schadensvermeidung: Die WEG Verwaltung ist verpflichtet, Schäden an der Immobilie der Wohnungseigentümergemeinschaft zu vermeiden. Die WEG Verwaltung darf Maßnahmen ohne Zustimmung der Eigentümer ergreifen, wenn dadurch unmittelbar Schäden verhindert werden. 

Ist eine externe WEG Verwaltung Pflicht?

Nein, eine externe WEG Verwaltung ist nicht Pflicht. Die Wohnungseigentümergemeinschaft hat freie Hand darüber, ob sie eine WEG Verwaltung einstellt oder nicht. Der Eigentümergemeinschaft ist es erlaubt, die Verwaltung ihrer Immobilie selbst zu übernehmen oder einen der Eigentümer zum Verwalter zu ernennen.

Die Einstellung einer externen WEG Verwaltung ist Pflicht, wenn ein Mitglied der Eigentümergemeinschaft eine externe Hausverwaltung verlangt. Dass jeder Eigentümer innerhalb einer Wohnungseigentümergemeinschaft das Recht hat, eine externe Hausverwaltung zu verlangen, geht aus §18 WEG hervor. 

Neues Gesetz für die WEG Verwaltung

Das neue Gesetz für die WEG Verwaltung stellt Regeln und Richtlinien dafür auf, wie die Verwaltung zu operieren hat. Das neue Gesetz für die WEG Verwaltung wurde im Jahr 2020 veröffentlicht. 

Das neue Gesetz stärkt die Rolle der WEG Verwaltung und gibt ihr mehr Verantwortung und Möglichkeiten. Die Hausverwaltung hat zum Beispiel das Recht, eigenständige Entscheidungen zu treffen und Maßnahmen zu ergreifen, wenn dadurch unmittelbar Schäden an der Immobilie verhindert werden. 

Nach dem neuen Gesetz hat die Wohnungseigentümergemeinschaft das Recht, die WEG Verwaltung jederzeit abzuberufen. Das Vertragsverhältnis mit der Hausverwaltung endet spätestens 6 Monate nach der Abberufung. Bei gravierenden Pflichtverletzungen ist es möglich, die WEG Verwaltung fristlos zu kündigen und die Hausverwaltung zu wechseln. 

Wie wird eine WEG Verwaltung bestellt?

Eine WEG Verwaltung wird bestellt, indem man einen entsprechenden Beschluss auf der Eigentümerversammlung fasst. Damit die Bestellung rechtens ist, muss die Eigentümergemeinschaft Angebote von mindestens 3 WEG Verwaltungen einholen. Auf der Eigentümerversammlung wird über die 3 Angebote abgestimmt.

Für die Einstellung einer WEG Verwaltung reicht eine einfache Mehrheit auf der Eigentümerversammlung. Vor der Abstimmung werden auf der Eigentümerversammlung alle Hausverwaltungsangebote vorgestellt. 

Vor der tatsächlichen Einstellung der WEG Verwaltung wird der Verwaltervertrag geprüft. Im Verwaltervertrag werden alle wichtigen Eckpunkte der Zusammenarbeit zwischen Wohnungseigentümergemeinschaft und WEG Verwaltung festgehalten. Wichtige Eckpunkte im Verwaltervertrag umfassen zum Beispiel die Nennung der Vertragsparteien, die Festlegung des Vertragszeitraums und die Definition der von der Hausverwaltung zu erfüllenden Aufgaben. 

Wer kann WEG Verwalter werden?

Es kann jeder WEG Verwalter werden, der Inhaber einer Gewerbeerlaubnis oder Teil der Wohnungseigentümergemeinschaft ist. Die Eigentümergemeinschaft hat das Recht, ein Mitglied aus ihren eigenen Reihen zum WEG Verwalter zu ernennen. 

Ein externer WEG Verwalter muss über eine Zertifizierung verfügen. Die Zertifizierung erhält der Hausverwalter durch die Ablegung einer Prüfung vor einer Industrie- und Handelskammer.

Einem zertifizierten WEG Verwalter gleichgestellt sind zum Beispiel Personen mit der Befähigung zum Richteramt, ausgebildete Immobilienkaufleute, Immobilienfachwirte mit entsprechend geprüftem Abschluss und Hochschulabsolventen mit immobilienwirtschaftlichem Schwerpunkt. Diese Personengruppen gelten automatisch als zertifiziert und benötigen keine Prüfung, um als WEG Verwalter tätig zu sein. 

Was kostet die WEG Verwaltung?

Die WEG Verwaltung kostet ungefähr 30 bis 70 Euro pro Wohneinheit pro Monat. Bei einer Immobilie mit 40 Wohneinheiten kostet eine WEG Verwaltung ungefähr 1.200 bis 2.800 Euro pro Monat bzw. 14.400 bis 33.600 Euro pro Jahr. 

Wie viel genau die WEG Verwaltung kostet, hängt von Faktoren wie der Anzahl der Wohneinheiten, dem Zustand der Immobilie und der Distanz zum Verwalter ab. Gebäude in schlechtem Zustand erfordern zum Beispiel mehr Verwaltungsaufwand als Gebäude in gutem Zustand, sodass der Preis für die Hausverwaltung höher ausfällt. 

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